مساعد/ة إداري/ة

تعلن مؤسسة عبد المحسن القطَّان عن رغبتها في توظيف مساعد/ة إداري/ة، للعمل في مقر المؤسسة الرئيسي في رام الله، وفيما يلي تفاصيل هذه الوظيفة:

طبيعة الوظيفة: دوام كامل

اتجاه المسؤولية: مدير/ة دائرة الشؤون الإدارية

موقع العمل: رام الله

أهداف الوظيفة: العمل ضمن فريق الشؤون الإدارية لتوفير الدعم الإداري للإدارة العامة والبرامج، وفقاً للوائح والأنظمة المتبعة في المؤسسة.

المهام والمسؤوليات التفصيلية:

1. توفير الدعم اللوجستي اللازم للفعاليات والأنشطة والاجتماعات وورش العمل.
2. تنسيق اجتماعات مجلس الأمناء، بما في ذلك اعداد الاجندات والمحاضر، والترتيبات اللوجستية من تذاكر سفر وإقامات وضيافة وغير ذلك.
3. تنسيق جدول ومواعيد المديرة العامة وتقديم الدعم اللازم.
4. كتابة أجندات ومحاضر اجتماعات الشؤون الإدارية ومتابعة تعميمها حيث يلزم.
5. إدارة صندوق النثرية حسب الإجراءات المتبعة في المؤسسة.
6. توفير المتطلبات واللوازم مثل القرطاسية ومواد التنظيف والضيافة، اللازمة لاحتياجات العمل.
7. الإشراف على عمل موظفة الاستقبال ومتابعة مهامها.
8. الترتيب مع شركات البريد والشحن المعتمدة.
9. المتابعة مع شركة الاتصال الخلوية المعتمدة حيث يلزم.
10. تنسيق وتجميع التقارير الدورية والمتخصصة حسب الطلب.
11. طباعة وتصوير المراسلات والوثائق والتقارير وعمل التجليد للمطبوعات والمنشورات حسب متطلبات العمل.
12. تحديث قواعد بيانات وأرشيفات العمل ذات العلاقة، والإشراف على إدارتها.
13. حفظ وتنظيم كافة ملفات العمل؛ سواء الورقي أو الإلكتروني بشكل منظم، وبحيث يسهل الوصول إليها.
14. تقديم الدعم الإداري واللوجستي لموظفي الشؤون الإدارية والمالية.
15. القيام بأية مهام ومسؤوليات إضافية أخرى تتطلبها طبيعة العمل.

المؤهلات/المهارات:

• شهادة دبلوم كحد أدنى في إدارة المكاتب أو السكرتاريا أو أي تخصص آخر ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنتين في مجال عمل ذي صلة.
• مهارات عالية في استخدام الحاسوب وتطبيقاته المختلفة.
• قدرة عالية على الإنجاز تحت ضغط العمل، والعمل بروح الفريق الواحد.
• التواصل بشكل فعال باللغتين العربية والإنجليزية.
• تخطيط مهام العمل وتنظيمها.
• الدافعية للإنجاز.
• التعاون.
• القدرة على التصرف.
• مهارات التعامل.