موظف/ة استقبال

تعلن مؤسسة عبد المحسن القطَّان عن رغبتها في توظيف موظف/ة استقبال، للعمل في مقر المؤسسة الرئيسي في رام الله، فيما يلي تفاصيل هذه الوظيفة:

طبيعة الوظيفة: دوام كامل

اتجاه المسؤولية: مساعد/ة إداري/ة

موقع العمل: رام الله

أهداف الوظيفة: إدارة مكتب الاستقبال، والمساهمة في توفير الدعم الإداري واللوجستي، وفقاً للسياسات والأنظمة المتبعة في المؤسسة.

المهام والمسؤوليات التفصيلية:

1. الرد على المكالمات والاستفسارات والبريد الإلكتروني العام للمؤسسة، وتوجيههم للجهات المعنية.
2. استقبال الزوار والمراجعين، وتوجيههم للجهات المعنية.
3. الاهتمام بالترتيب العام لمنطقة الاستقبال.
4. التنسيق الدائمم مع موظفي الأمن في المؤسسة حيث يلزم.
5. استلام وتصنيف وتوزيع البريد الصادر والوارد.
6. توفير المتطلبات واللوازم مثل القرطاسية، ومواد التنظيف، والضيافة اللازمة لاحتياجات العمل.
7. المساهمة في توفير الدعم اللوجستي اللازم للفعاليات والأنشطة والاجتماعات وورش العمل.
8. طباعة وتصوير المراسلات والوثائق والتقارير وعمل التجليد للمطبوعات والمنشورات حسب متطلبات العمل.
9. تحديث قواعد بيانات وأرشيفات العمل ذات العلاقة.
10. حفظ وتنظيم ملفات العمل كافة؛ سواء الورقي أو الإلكتروني بشكل منظم، وبحيث يسهل الوصول إليها.
11. القيام بأية مهام ومسؤوليات أخرى تتطلبها طبيعة العمل.

المؤهلات/المهارات:

• شهادة دبلوم كحد أدنى في إدارة المكاتب أو السكرتاريا أو أي تخصص آخر ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنة في مجال عمل ذي صلة.
• مهارات عالية في استخدام الحاسوب وتطبيقاته المختلفة.
• قدرة عالية على الإنجاز تحت ضغط العمل، والعمل بروح الفريق الواحد.
• التواصل بشكل فعال باللغتين العربية والإنجليزية.
• تخطيط مهام العمل وتنظيمها.
• الدافعية للإنجاز.
• التعاون.
• القدرة على التصرف.
• مهارات التعامل.