أهداف وماهية تقييم القدرات المالية والإدارية للمؤسسات
تهدف عملية تقييم القدرات المالية والإدارية للمؤسسات إلى فحص مستوى فعالية الأنظمة المالية والإدارية المطبّقة في المؤسسات، وأنظمتها الداخلية. كما تهدف إلى تحديد نقاط القوى والضعف، ومناطق الخطورة في قدراتها الإدارية والمالية خلال تنفيذ مشاريعها المقترحة، واقتراح خطط لتطوير قدراتها في ضوء نتائج التقييم. كما وتهدف إلى فحص ما إذا كانت إحدى هذه المؤسسات، أو أحد موظفيها أو أعضاء مجلسها الإداري منخرطون بأيّة أعمال تصنف بأنّها فاسدة من مثل الرشوة، المحسوبية.
قد طوّرت مؤسسة القطّان بالشراكة مع شركات التدقيق استمارة مطولة لهذه الدراسة، تشمل على 39 سؤالا تغطي أسئلتها 6 جوانب وهي: الإدارة والتوظيف (17 سؤال)، التقييم والمتابعة والتخطيط وتحضير التقارير (4 أسئلة)، سياسات وإجراءات المحاسبة (9 أسئلة)، التقارير المالية والتدقيق (3 أسئلة)، وجرد الأصول الثابتة (الممتلكات) (سؤالين)، وأخيرا أنظمة المشتريات (4 أسئلة).
تعطي الاستمارة بعد تعبئتها مؤشرا رئيسيا حول "مستوى المخاطر" المنطوية على دعم كل مؤسسة بشكل منفرد، أيّ انّها ترشدنا في تحديد مستوى الأنظمة و/أو الممارسات (نقاط القوة والضعف) لدى المؤسسات.
طريقة التقييم:
جرى التقييم على النحو التالي:
- جمع المعلومات والوثائق المرتبطة بالأنظمة المالية والإدارية للمؤسسات، مثل الميزانيات السنوية، وتقارير المدققين، والتقارير الإدارية والهيكلية، والأدلة المالية والإدارية، ونظم المشتريات والتقييم وغيرها.
- مراجعة معمقة لهذه الوثائق وتحديد مواعيد للزيارات الميدانية للمؤسسات.
- اجراء مقابلات مع الموظفين العاملين في مجال الإدارة والمالية والمشاريع في هذه المؤسسات بمعدل شخصين من كل مؤسسة بهدف تعبئة استمارة التقييم.
- تحليل نتائج الاستمارة: تم اعتماد طريقة لتقييم المخاطر لدى كل مؤسسة في ضوء ما تحصل عليه من علامات، حسب ما يلي:
- مؤسسة بتصنيف خطر متدنٍ (Low Risk): أيّ أنّها تمتلك قدرات مالية وإدارية عالية تهيئها لإدارة المشروع ولا توجد مخاطر واضحة في أنظمتها.
- مؤسسة بتصنيف خطر متوسط :(Moderate Risk) أيّ أنّها تمتلك قدرات مالية وإدارية متباينة في خطورتها بحيث تنقصها بعض الإجراءات والأنظمة بينما تمتلك بعضها الآخر، وهذا التصنيف يهيئها لإدارة المشروع مع وجود بعض المخاطر في أنظمتها.
- مؤسسة بتصنيف خطر كبير :(Significant Risk) أيّ أنّها تمتلك قدرات مالية وإدارية ضعيفة، بحيث لا يتوفر لديها معظم متطلبات البنية الأساسية الإدارية والمالية لأية مؤسسة، مما يعني وجود مخاطر واضحة في حال حصولها على منحة المشروع.
- تحضير التقارير الأولية الخاصة بكل مؤسسة ومشاركتها مع المؤسسات للحصول على ردودها حول النتائج الأساسية التي توصلت إليها عملية التقييم.
- ارسال التقارير النهائية بعد مراجعة طاقم المشروع لهذه التقارير. بحيث أرسلت كل شركة تقريرا لكل مؤسسة على حدا، بالإضافة إلى تقرير جامع يجمل نتائج التقييم لجميع المؤسسات بوثيقة واحدة.